Vertragsmanagement Software für KMU

Jedes KMU führt Dutzende oder sogar Hunderte von Verträgen: Miete, Mobilfunk, Reinigung, Büromaterial, Software-Abos, Kreditkarten, ...

Vier ineffiziente Strategien, Verträge zu verwalten - und die Lösung

Es gibt vier Strategien, solche Verträge zu verwalten:

1.Management by Chaos

Alle laufenden Verträge auf einen Stapel legen und die Fristen auf Zettel schreiben. Von Zeit zu Zeit sucht man eine definitive Ablage für die Dokumente. Und irgendwann wird einem klar, dass diese scheinbar effiziente Methode des „minimal Management“ ein heimlicher Zeitfresser ist.

2.Ordner-Parade

Wer kennt sie nicht: Die Regale, in denen graue Ordner in Reih und Glied stehen. Alle fein säuberlich beschriftet. Dies war über Jahrzehnte das bevorzugte Management-System. Es funktioniert nur so lange, als man Zeit oder Geld hat, jeden Vertrag abzuheften und regelmäßig die Ordner durchzuarbeiten, um die Fälligkeiten zu prüfen.

3."Mach du das"

Man sucht sich einen tüchtigen Treuhänder und sendet ihm einfach alle Verträge und Rechnungen zu. Aus den Augen, aus dem Sinn. Spätestens dann, wenn man schnell einige Informationen über die Verträge benötigt oder der Treuhänder Rückfragen stellt, zeigen sich die Nachteile dieser Methode. Zudem ist sie teuer.

4.Vertragsmanagement-Software

Das Prinzip ist simpel: Alle Verträge in einer Datenbank erfassen, sodass man alle Informationen übersichtlich auf einer Plattform findet. Dies ist natürlich der Königsweg. Allerdings müssen Sie bedenken, dass Sie die Vertragsdaten alle zuerst selbst eingeben müssen. Das kostet ganz schön viel Zeit.

Doch es geht auch anders: Eine neue Generation von Vertragsmanagement Software finden Sie im nächsten Abschnitt.

Eine spannende Alternative: Vertragsmanagement Software ContractHero

ContractHero ist neu. Genial simpel. Das Erfassen kostet wenig Zeit. Und das Suchen von Verträgen noch viel weniger. Also genau das Richtige für vielbeschäftigte Unternehmen, die Besseres zu tun haben, als ihre wertvolle Zeit mit Vertragsmanagement zu verschwenden. Mit ContractHero verwalten Sie alle Ihre Verträge zentral an einem Ort. Und zwar ohne dass Sie zuerst stundenlang Vertragsdetails in Formulare eintippen müssen.Laden Sie einfach Ihre Verträge hoch. ContractHero analysiert die Verträge und extrahiert alle wichtigen Informationen für Sie: Vertragsgegenstand, Vertragspartner, vereinbarte Kosten, Fristen, etc.Diese Informationen stellt ContractHero in einem übersichtlichen Dashboard bereit.

Das Gesamtbild all Ihrer Verträge

Mit ContractHero gewinnen Sie den kompletten Überblick über Ihre Verträge. Sie können Ihren gesamten Vertrags-Bestand nach Stichworten durchsuchen, in Kategorien ordnen, sortieren, taggen, …Genauso können Sie sich eine Liste sämtlicher Fälligkeiten anzeigen lassen. Oder alle Verträge auflisten, die in den nächsten 2 Wochen auslaufen.Besonders spannend finden unsere User die finanziellen Auswertungsmöglichkeiten: Zum Beispiel kann man Verkaufsumsätze und vertraglichen Verpflichtungen quer über alle Verträge hinweg aufsummieren und den künftigen Cashflow grafisch darstellen lassen. Natürlich kann ContractHero nicht die Buchführung ersetzen. Aber dafür gibt es schnell und unkompliziert einen guten Überblick und auch ein gutes Gefühl, alles im Griff zu haben.

Erinnerung an Kündigungsfristen

Mit ContractHero gewinnen Sie den kompletten Überblick über Ihre Verträge. Sie können Ihren gesamten Vertrags-Bestand nach Stichworten durchsuchen, in Kategorien ordnen, sortieren, taggen, …Genauso können Sie sich eine Liste sämtlicher Fälligkeiten anzeigen lassen. Oder alle Verträge auflisten, die in den nächsten 2 Wochen auslaufen.Besonders spannend finden unsere User die finanziellen Auswertungsmöglichkeiten: Zum Beispiel kann man Verkaufsumsätze und vertraglichen Verpflichtungen quer über alle Verträge hinweg aufsummieren und den künftigen Cashflow grafisch darstellen lassen. Natürlich kann ContractHero nicht die Buchführung ersetzen. Aber dafür gibt es schnell und unkompliziert einen guten Überblick und auch ein gutes Gefühl, alles im Griff zu haben.

Weitere Vorteile der Vertragsmanagement Software ContractHero:

Vertragsdetails analysieren lassen: ContractHero übernimmt Ihre Arbeit und analysiert automatisch die relevanten Vertragsdetails.

Server in Deutschland: Alle Vertragsdaten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gespeichert

Export zu Excel: Übersicht all Ihrer Vertragsdetails als Report im Excel-Format

Zweisprachig: Nutzen Sie ContractHero auf Deutsch und Englisch

Fazit

Mit der Vertragsmanagement Software ContractHero können Sie Ihre Verträge mühelos verwalten. Sie müssen die Verträge nur hochladen; ContractHero übernimmt das Erfassen der wesentlichen Vertragsinformationen für Sie. Die Software kann Sie auch an Kündigungsfristen erinnern, sodass Sie alle Verträge immer im Griff behalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wozu benötigt man eine Vertragsmanagement Software?

Unternehmen benötigen Vertragsmanagement Software zur effizienten und digitalen Verwaltung von Unternehmensverträgen. Vertragsmanagement Software hilft Unternehmen dabei, die Kontrolle über alle laufenden Unternehmensverträge zu gewinnen.

Mit einer steigenden Anzahl an Verträgen ohne digitalem Vertragsmanagement steigt

die Wahrscheinlichkeit, wichtige Vertragsklauseln, Rechte und Pflichten sowie Vertragsfristen zu übersehen, wodurch den Unternehmen finanzielle sowie rechtliche Risiken entstehen.

Welche Vorteile hat eine Vertragsmanagement Software?

Vertragsmanagement Software hat den Vorteil, dass sie keinen Platz benötigt, revisionssicher ist, DSGVO-konforme Datenspeicherung ermöglicht und den Unternehmen viele händische und repetitive Arbeit abnimmt. Bei einer cloudbasierten Vertragsmanagement Software können Mitarbeiter von überall auf die wichtigsten Vertragsdetails zugreifen, werden automatisch an wichtige Vertragsfristen erinnert und sparen

sich mühsame Arbeit wie das Erstellen von Vertragsübersichten in Listen oder das händische Pflegen von Vertragsablagen.

Was kostet eine Vertragsmanagement Software?

Eine Vertragsmanagement Software muss nicht teuer sein. ContractHero können Sie bereits ab 49,- Euro pro Monat nutzen.

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