Jahresabschluss erstellen – So sind Sie perfekt vorbereitet


Unterlagen für den Jahresabschluss

Jahresabschlüsse sind reine Routine-Arbeiten? Nein! Zwar beherrschen alle Profis ihre Buchhaltungs-Software perfekt und kennen sämtliche gesetzliche Bestimmungen ganz genau. Trotzdem können Jahresabschlüsse niemals reine Routine sein. Warum nicht? Ganz einfach: Weil die Daten für die Buchhaltung von Menschen kommen. Vom Vertriebler. Vom Product Manager. Vom Marketingleiter. Vom Hauswart. – Menschen, die jedes Jahr neue Ideen umsetzen, mit neuen Herausforderungen konfrontiert sind und neue Lieferanten, Dienstleister und Services benutzen.

Die wahre Herausforderung für den Jahresabschluss liegt in der Vollständigkeit und Korrektheit der Buchungen. Hier ein kleiner Leitfaden, der Sie dabei unterstützen soll, den Jahresabschluss perfekt vorzubereiten.

1 Die harten Fakten zuerst: Mittelflüsse und Vermögen

Im allerersten Schritt müssen wir uns um die „harten“ Daten über die Gelder kümmern:

Wo ist wie viel Geld hereingekommen?

Wohin ist wie viel Geld geflossen?

Welche „echten“ Vermögenswerte (nicht Buchwerte) sind vorhanden?

Diese Informationen stammen von Kontoauszügen, Wertschriftenverzeichnissen und vom Inventar.

Bevor wir überhaupt beginnen, über AfA, Gewinne, Verluste, Abgrenzungen, etc. nachzudenken, müssen wir kontrollieren, ob unsere Buchhaltungs-Konten mit den „harten Fakten“ übereinstimmen. Dies ist die Basis für alles Weitere.

2 Belege einfordern und sammeln

Wir alle wissen: „Ohne Beleg keine Buchung“. Häufig ist dies ein Problem der Personalführung – die Mitarbeitenden müssen dazu angehalten werden, noch ausstehende Zahlungsbelege, Spesenrechnungen und andere relevanten Dokumente fristgerecht einzureichen. Hier gilt es, klare Fristen zu setzen und von den Abteilungen eine Bestätigung einzufordern, dass alle Belege eingereicht wurden. Selbstredend sollten die Belege zeitnah geprüft werden. Es ist immer wieder ärgerlich, wenn man erst nach Wochen bemerkt, dass ein Zahlungsbeleg über 3.452 Euro nicht selbsterklärend ist und der betreffende Mitarbeitende im Urlaub weilt...

3 Abschreibungen (AfA) vorbereiten

Abschreibungen sind eine Wissenschaft für sich. Es gibt nicht nur eine Reihe verschiedener Abschreibungsmethoden, sondern auch einen bunten Strauß von Regeln und Ausnahmen. Kluge Buchhalter*innen überlassen diese Disziplin daher ihren Steuerberatern. Aber Achtung: Eine kluge Abschreibungspolitik setzt genaue Daten voraus! Sorgen Sie also dafür, dass sämtliche Aktivposten detailliert dokumentiert sind:

Beschaffungskosten

Beschaffungsdatum

Bisherige Abschreibungen; aktueller Restwert

Aktueller Zustand (beschädigt? Abgenutzt?)

Am besten führen Sie eine zentrale Tabelle, die mit den Originaldokumenten verknüpft wird. (Tipp: In Excel können Sie auch Links zu lokalen Dateien einfügen.)

4 Eigene Rechnungen (Umsätze) kontrollieren

Haben Sie gewusst, dass die eigenen Rechnungen häufiger in der Buchhaltung vergessen gehen als Lieferantenrechnungen? Kein Witz. Der Grund ist einfach: Wenn eine Lieferantenrechnung vergessen geht, flattert eine Mahnung ins Haus. Wenn das eigene Mahnwesen nicht perfekt funktioniert, bleiben Forderungen länger offen als geplant.

Am besten bewährt hat sich das folgende Vorgehen:

Zusammenstellen sämtlicher Rechnungen mit Stichtag 31. Dezember

Prüfung der Forderungen: Sind noch Anpassungen notwendig? Beispiele: Nachträglich gewährte Preisnachlässe, zusätzlich zu verrechnende Serviceleistungen, usw.

Liste der Rechnungen zur Kontrolle an diejenigen Kolleg*innen geben, welche Rechnungen schreiben / versenden

Zahlungseingänge kontrollieren

Falls keine Debitoren gebucht werden: Noch offene Rechnungen mit einer Abgrenzungs-Buchung erfassen, sodass die Bezahlung noch dem alten Geschäftsjahr gutgeschrieben werden kann.

5 Aktive und passive Abgrenzungen: ARAP und PRAP

Damit die Einnahmen und Aufwendungen periodengerecht zugeordnet werden, müssen aktive und passive Abgrenzungen vorgenommen werden:

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP): Aufwendungen, welche in diesem Jahr bereits verbucht wurden, aber das folgende Geschäftsjahr betreffen.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP): Erlöse, die bereits eingenommen und verbucht wurden, aber dem neuen Geschäftsjahr zuzuschreiben sind.

Nicht vergessen: Bei der Eröffnung des neuen Geschäftsjahres müssen diese Posten wieder zurückgebucht werden.

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optimal auf den Jahresabschluss vorbereiten.

6 Verbindlichkeiten

Am einfachsten zu kontrollieren sind bezahlte Rechnungen: Diese sind zuverlässig in den Bankkonten dokumentiert und müssen lediglich mit den Buchhaltungskonten abgeglichen werden.

Kniffliger ist das Erfassen der noch offenen Verbindlichkeiten (Abgrenzungs-Rechnung). Auch hier gilt: Kolleg*innen fragen. Wer hat noch offene Rechnungen auf dem Pult, welche das alte Geschäftsjahr betreffen?

Am heikelsten jedoch sind Verbindlichkeiten, die noch gar nicht in Rechnung gestellt wurden:

Verträge, die unterzeichnet wurden, aber noch nicht in der Kreditorenbuchhaltung aufgetaucht sind

Lieferanten, die noch keine Rechnung zugesandt haben

Abonnements, die einmal jährlich in Rechnung gestellt werden

Im Normalfall werden solche Verträge von den operativen Abteilungen verwaltet, nicht von der Buchhaltung. Selbstredend müssen wir die Abteilungen darum bitten, fristgerecht alle eingegangenen Verbindlichkeiten zu melden. Ebenfalls sinnvoll ist es, den letzten Jahresabschluss im Detail zu prüfen: Welche wiederkehrenden Verbindlichkeiten sind dort verbucht? Existieren diese immer noch?

Für das Verbuchen solcher Verbindlichkeiten gilt die folgende Faustregel:

Ist die Höhe und der Zeitpunkt des geschuldeten Betrags bekannt, wird die Verbindlichkeit in der Rechnungsabgrenzung erfasst.

Sind Höhe und/oder Zeitpunkt der Fälligkeit noch unbekannt, kommt die Rückstellung zum Zug

7 Rückstellungen

Rückstellungen sind fiktive Aufwendungen. Sie werden gebucht, um die Gewinn-/Verlust-Rechnung anzupassen, d. h. zu vermeiden, dass der Gewinn zu hoch ausgewiesen wird.

Häufige Themen für Rückstellungen sind:

Eingegangene Verbindlichkeiten, welche in ihrer Höhe noch unbekannt sind

Zu befürchtende Rechtsstreitigkeiten

Steuern, die im Ausland zu bezahlen sind

Vertragsstrafen

Drohende Umsatzeinbrüche (Beispiel: Covid-19-Pandemie)

Garantie-Rückstellungen (Abdecken von Garantie-Ansprüchen der Kunden)

Auch Rückstellungen sollten im Idealfall vom Steuerberater vorgenommen werden. Dieser weiß am besten, was möglich und erlaubt ist – und was nicht.

Was wir vorbereiten können, ist jedoch eine genaue Liste möglicher Rückstellungen und eine Dokumentation der bekannten Fakten:

Durchschnittliche Aufwendungen für Garantiefälle in den letzten Jahren

Vom Hausjuristen gelieferte Einschätzung betreffend drohender Rechtsstreitigkeiten

8 Abgrenzungen und Rückstellungen des letzten Jahresabschlusses prüfen

Nach dem Jahresabschluss ist vor dem Jahresabschluss. Vor exakt einem Jahr wurden schon einmal Abgrenzungen und Transitorische verbucht, Rückstellungen gebildet und allenfalls wieder aufgelöst. Hier sollte man beim aktuellen Jahresabschluss nochmals genau den Beginn des Geschäftsjahres anschauen:

Wurden transitorische Buchungen korrekt zurückgebucht?

Sind alle aktiven und passiven Abgrenzungen berücksichtigt?

Müssen vorhandene Rückstellungen aufgelöst oder angepasst werden?

Garantie-Rückstellungen (Abdecken von Garantie-Ansprüchen der Kunden)

Ein Tipp zum Schluss

Mit der Vertragsmanagement Software ContractHero können Sie sämtliche Verträge zentral verwalten. Dadurch werden Ihnen nie wieder Verbindlichkeiten entgehen, welche von der Buchhaltung unbemerkt in einer anderen Abteilung eingegangen wurden.

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