Vertragsmanagement - ein Überblick

Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil für ein funktionierendes Unternehmen, ganz unabhängig von der Größe. Immer mehr Regeln, wie beispielsweise die DSGVO, führen zu noch mehr zu verwaltende Verträge. Ein gut organisiertes Vertragsmanagement kann sowohl zur Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen, als auch im Extremfall über den Erfolg oder das Scheitern einer Organisation entscheiden. Der nachfolgende Beitrag beschreibt was ein gutes Vertragsmanagement ausmacht und wie man mit Hilfe einer Software Verträge effektiv verwalten kann. 

Inhalt: 

1. Was ist Vertragsmanagement? 

2. Vertragsmanagement - Aufgaben 

3. Welche Vertragsrisiken gibt es, wie kann man sie identifizieren?

4. Wie kann ein Unternehmen Verträge effektiv verwalten? Vertragsmanagement-Software

5. Auswahlkriterien einer Vertragsmanagement-Software

1. Was ist Vertragsmanagement?

Als Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, kurz CLM) kann der Prozess bezeichnet werden, der die rechtliche Einhaltung eines Vertrags sicherstellt. Entsprechend umfasst es alle Schritte und Handlungen der Abwicklung von Verträgen in einer Organisation und deren Tools um diese umzusetzen. 

Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, egal ob es sich um ein KMU oder Konzern handelt. Beispiele für die häufigsten Verträge im Vertragsmanagement sind: 

Dabei geht es weniger um die Ablage der Dokumente an sich, als darum die Inhalte und Fristen zu überwachen um somit Verpflichtungen und Verbindlichkeiten aus den Verträgen nachzukommen und die eigenen Rechte zu überwachen.  

Viele Unternehmen managen die Verträge nach wie vor mit analogen Ablagesystemen und anhand einer manuell gepflegten Excel-Tabelle. Dieses System ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Hinzu kommt, dass Reportings oder Analysen schwer durchzuführen sind. 

Ein gutes Vertragsmanagement ist für Unternehmen unerlässlich: Fehler bei der Überwachung von Fälligkeiten oder versäumte Rücktrittsfristen stellen hohe finanzielle Risiken für Unternehmen dar. 

Um diese Fehler zu vermeiden und nicht zuletzt auch um Zeit und Ressourcen zu sparen helfen Vertragsmanagementsoftware-Systeme dabei den Überblick zu behalten. So können Verträge digital verwaltet werden und Fristen und Fälligkeiten durch automatisierte Prozesse eingehalten werden. Hinzu kommt, dass jeder standortunabhängig auf die Software-Lösung zugreifen kann. 

Die Optimierung des Vertragsmanagements mit Hilfe einer Software führt zu mehr Transparenz. Das Gesamtrisiko wird reduziert und standardisierte Abläufe verringern die Fehler und helfen der Organisation Effizienz zu steigern

1.1 Abgrenzung Vertragsverwaltung 

In der reinen Vertragsverwaltung, die als Teilbereich des Vertragsmanagements gilt, geht es klassischerweise um die Verwaltung und Ablage der Verträge, sowie die Archivierung abgelaufener Dokumente. Aber auch die Verantwortung über Vertragserfüllung obliegt der Vertragsverwaltung. Je strukturierter hier gearbeitet wird, desto einfacher wird es für Organisationen und Unternehmen den Überblick zu behalten. 

1.2 Vertragscontrolling als Bestandteil des Vertragsmanagements 

Neben der Vertragsverwaltung ist das Vertragscontrolling ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements. 

Im Vertragscontrolling werden Risiken überwacht und Reportings erstellt, beispielsweise um der Frage nachzugehen, welche Verträge zur Umsatzsteigerung eines Unternehmens beitragen. Die vom Vertragscontrolling erstellten Statistiken und Reportings können als Grundlage für weitere Unternehmensentscheidungen dienen und folgende Fragen klären: 

  • Sind neue Verträge sinnvoll, und wenn ja mit welchen Vertragspartnern? 
  • Wie ist das Verhältnis von Bestandskunden zu Neukunden?
  • Wie steht es um Chancen und Risiken der einzelnen Verträge? 

2. Vertragsmanagement - Aufgaben 

2.1 Erstellung von Vertragsentwürfen 

Die teilweise sehr aufwendige Erstellung von Verträgen lässt sich durch automatisierte Prozesse und gute Vorlagen schnell erleichtern. Meist werden bereits vorhandene Vorlagen genommen und mit den erforderlichen Daten, Informationen und Bedingungen ergänzt. 

Prinzipiell herrscht in Deutschland das Prinzip der Vertragsfreiheit, was bedeutet, dass der Vertrag sowohl hinsichtlich der Vertragsparteien, als auch des Vertragsgegenstandes frei bestimmt werden kann, sofern nicht gegen das Gesetz oder die guten Sitten verstoßen wird. 

2.2 Vertragsverhandlungen

Die Verhandlungsphase beinhaltet alle Arbeitsabläufe, die bei der Erstellung eines Vertrages entstehen. Vor allem bei einer manuellen Verwaltung ist dies der wohl zeitintensivste Schritt. Überarbeitete Vertragsversionen können in E-Mails untergehen oder Änderungen in Dokumenten nicht mehr nachvollzogen werden. Vertragsmanagement-Software Tools können den Aufwand als auch die daraus resultierende Fehlerquote auf ein Minimum reduzieren.  

Laut PwC kann ein automatisiertes Vertragsmanagement die Verhandlungen um 50% beschleunigen. 

2.3 Verbindliche Signatur 

Die rechtsverbindliche Signatur ist, wenn auch nur der kleinste Teil im Vertragsmanagement, wohl der wichtigste, denn von ihm hängt die Gültigkeit ab. Heutzutage können die meisten Verträge auch länderübergreifend elektronisch signiert werden.

Elektronische Signaturen erleichtern diesen Schritt immens, sodass innerhalb kürzester Zeit ein Vertrag rechtswirksam werden kann. 

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2.4 Überwachung der Fristen und Termine 

Um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden müssen laufend alle Fristen und Termine eines Vertrages überwacht und im Blick gehalten werden. 

Dies können sein: 

  • Kündigungsfristen 
  • Lieferfristen
  • Verjährungsfristen 
  • Fertigstellungstermine 
  • Ratenzahlungstermine 
  • uvm. 

Idealerweise erfolgen die Erinnerungen automatisiert. 

2.5 Suche und Analyse

Der gesamte Vertragsbestand sollte in einem übersichtlichen, für alle relevanten Abteilungen und Teams zugänglichen Ort gespeichert werden. Um die Verträge an entsprechende Änderungen schnell anpassen zu können, ist es unerlässlich, die Verträge in durchsuchbaren Dateien abzulegen (Freitextsuche). Eine moderne Vertragsmanagement-Software bietet in der Regel die passende Plattform dafür. 

2.6 Ablage und Archivierung 

Idealerweise werden die Verträge direkt in der digitalen Vertragsakte abgelegt, sodass sie standortunabhängig jederzeit durch Freitextsuche aufgerufen werden können. 

Die Archivierung bezieht sich nicht nur auf abgelaufene Verträge, sondern alle Dokumente und E-Mails. 

2.7 Bewertung und Berichterstattung 

Bewertungen und das Erstellen von Reportings fällt in den Bereich des Vertragscontrollings. Mit einem gut organisierten Vertragsmanagement System oder einer Software können auf Knopfdruck Reportings und Bewertungen erstellt werden, die dann als Grundlage für weitere Geschäftsvorgänge und -entscheidungen dienen können. 

2.8 Risikomanagement 

Vertragsrisiken (siehe auch Punkt 3. Welche Vertragsrisiken gibt es?) müssen identifiziert, überwacht und evaluiert werden, um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. 

2.9 Integration mit hausinternen Systemen 

Viele Unternehmen integrieren mit Hilfe von Schnittstellen das Vertragsverwaltungssystem mit internen Systemen, um manuelle Eingaben zu vermeiden. 

2.10 Umsetzung von Datenschutz nach DSGVO

Nicht zuletzt ist es auch die Aufgabe des Vertragsmanagements alle Daten gemäß DSGVO zu schützen. Gute Vertragsmanagement Softwareanbieter bieten sehr hohe Standards im Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz

3. Welche Vertragsrisiken gibt es und wie kann man sie identifizieren? 

Durch das Abschließen eines Vertrages gehen die Geschäftspartner immer gleichzeitig ein Risiko ein. Risiken können beispielsweise entstehen durch: 

  • Verpasste Vertragsverlängerungen
  • Verpasste Kündigungsfristen
  • Haftungsansprüche durch nicht fristgerechte Lieferung des Vertragsgegenstandes
  • Missverständnisse durch falsche juristische Formulierungen
  • uvm.

Allgemein können die Risiken in folgende Gruppen eingeteilt werden: 

Häufig kommt es zu den Risiken, da Unternehmen ihre Verträge nicht ausreichend im Blick haben. Um effizientes Wirtschaften durch Verträge zu gewährleisten sollten Organisationen alle Risiken die aus den Verpflichtungen der Verträge herrühren kennen. Nicht zuletzt deshalb, weil Vertragsverletzungen hohe finanzielle Einbußungen mit sich bringen können

Um die Vertragsrisiken zu identifizieren und zu bewerten, werden die vier Phasen des allgemeinen Risikomanagements auf das Vertragsmanagement angewandt. Diese sind: 

Um schnell einen Überblick über die einzelnen Phasen der Vertragsrisiken zu bekommen und entsprechende Reportings erstellen zu können, hilft eine Software für Vertragsmanagement. Durch die Funktionen der Software lässt sich das Risiko wesentlich einfacher steuern.

So können automatische Fristenerinnerungen zeitnah vor auslaufende Verträge oder Kündigungsfristen warnen, wodurch unnötige Kosten gespart werden können. 

Reporting- und Exportfunktionen helfen dabei künftige Verbindlichkeiten aufzuzeigen und somit Liquiditätsrisiken zu vermeiden

Eine manuelle Bearbeitung dieser Risiken ist für manche Unternehmen mit bis zu 1.000 Verträgen kaum noch machbar und vor allem sehr zeitaufwendig, wenn man bedenkt, dass die Verträge alle händisch abgelegt werden und die Eckdaten mühsam in eine Excel-Tabelle übertragen werden müssen. 

4. Wie kann ein Unternehmen Verträge effektiv verwalten? Vertragsmanagement-Software

Um Verträge rechtskonform und effektiv zu verwalten, bedarf es einem gut durchdachten System, dass den entsprechenden Teams und Abteilungen Transparenz und Übersichtlichkeit über den Bestand der Verträge gibt

Diese Systeme sind in vielen Unternehmen noch analog, oder teilweise mit Microsoft Excel selbst erstellt, was viele manuelle und fehleranfällige Prozessschritte mit sich bringt. 

Um diese zu vermeiden gibt es auch standardisierte Produkte von Software-Anbietern, die eine gesamtheitliche Lösung für das Vertragsmanagement bieten. Gute Anbieter legen hohen Wert auf Datensicherheit nach DSGVO und speichern die Daten auf deutschen Servern ab. 

Wichtig bei der Auswahl des richtigen Vertragsmanagement-Systems ist die Frage, ob die individuellen Anforderungen eines Unternehmens abgedeckt werden. So kann für Kleinstunternehmer erst einmal die selbstgebaute Excel-Liste genügen. Ab einer Zahl von ca. 30 Verträgen wird es schon eine kleine Herausforderung den Überblick zu behalten. 

5. Auswahlkriterien einer Vertragsmanagement Software

Die Auswahl an Angeboten für Vertragsmanagement-Softwares ist nicht nur groß, sondern erfüllt auch unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse. Bevor eine Organisation sich für eine Lösung entscheidet, sollte sie sich folgende Fragen stellen: 

  • Wie viele Verträge sollen im System verwaltet werden? Wie viele kommen jährlich neu hinzu? 
  • Welche Abteilungen sollen damit arbeiten? Wie viele Zugriffsrechte braucht man? 
  • Sollen weitere Systeme damit integriert werden? Bspw. ein ERP? 
  • Welche Ziele im Vertragsmanagement sollen verfolgt werden: Digitalisierung, schneller Zugriff, Reportings, Datensicherheit? 
  • Wo sollen die Daten liegen? On-Premise oder in der Cloud
  • Welches monatliches Budget ist vorhanden? 

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