Mietvertragsverwaltung Software

Warum Sie eine Mietvertragsverwaltungs-Software verwenden sollten

Mietverträge im Privatbereich sind oft sehr überschaubar. Abgesehen von der Hausordnung und der Kündigungsfrist gibt es beim Mietvertrag für Wohnräume wenig Spannendes (und das ist auch gut so!).  


Anders bei Mietverträgen für Unternehmen. Besonders bei Gewerbe-Betrieben kann die Vertragslandschaft ganz schön komplex werden: Mehrere Standorte, unter­schied­liche Arten von Mietobjekten, besondere Vertragskonditionen, Verlängerungs-Optionen, Umsatzmiete und weitere Besonderheiten machen die Vertragsverwaltung zu einer nervenaufreibenden und zeitraubenden "Nebenbeschäftigung".  

Problematisch allerdings sind nicht strapazierte Nerven und verlängerte Arbeitszeiten zum Monatsende, sondern harte wirtschaftliche Tatsachen. Wer zum Beispiel die Frist zum Ausüben einer Option verpasst, weil er den betreffenden Vertrag aus den Augen verloren hat, verliert letzten Endes bares Geld.  


Auch vertraglich vereinbarte Mietzinsanpassungen (Mieterhöhungen, Umsatzmieten, usw.) können Bauchgrimmen verursachen, wenn sie nicht gebührend beachtet werden: In diesem Fall würde das Budget des neuen Jahres falsch berechnet, was schlimmer als bloß "unschön" wäre.  


Wer sichergehen will, sämtliche Mietverträge voll im Blick zu behalten, hat theoretisch drei alternative Optionen:  

1. Alle wichtigen Fakten aus sämtlichen Verträgen in einer übersichtlichen Liste zusammenfassen.

2. Alle Verträge mindestens einmal im Monat durchlesen und darauf achten, ob Fristen fällig werden.

3. Eine Mietvertragsverwaltungs-Software benutzen.

Zum Glück kostet die dritte Option nicht alle Welt. Jedenfalls nicht so viel wie die zahlreichen Arbeitsstunden, welche für die ersten beiden Optionen aufgewendet werden müssten.

Was leistet Software für die Verwaltung von Mietverträgen?


Im Grund genommen übernimmt eine Mietvertragsverwaltungs-Software genau die beiden oben erwähnten Optionen 1 + 2:

1. Sie erfasst sämtliche relevanten Vertragsdetails in strukturierter Form.

2. Sie checkt die Daten laufend und weist auf Fristen hin.


Wenden wir uns kurz dem ersten Punkt zu: Welche Details sind bei Mietverträgen relevant?

Hier eine kurze Checkliste:

  • Vertragsparteien mit Namen, Adressen, Firmenangaben, usw.
  • Mietobjekt mit Adresse
  • Nutzungsart des Mietobjektes    
  • Besonderheiten des Mietobjektes (Größe, Einbaugegenstände, Anzahl Räume, Nebenräume, usw.)    
  • Nutzungsrechte (Beispiel: Außenwerbung an Gebäudeteilen)
  • Monatlicher Mietzins  
  • Vereinbarungen betreffend Mietzins-Anpassung (Umsatzmiete, automatische Mieterhöhung, usw.)    
  • Mietnebenkosten  
  • Kaution  
  • Kündigungsfristen      
  • Bei fester Mietdauer: Ablauf des Vertrags, Verlängerungs-Optionen, Frist für die Ausübung dieser Optionen

Wie kommen die Details in die Software? Mit ContractHero!


Eine Mietvertragsverwaltungs-Software brächte wenig Mehrwert, wenn Sie sämtliche erwähnten Details händisch einfüllen müssten. In diesem Falle könnten Sie ebenso gut ein Excel Spreadsheet vollschreiben! Die Vertragsmanagement Software ContractHero analysiert die hochgeladenen Verträge mittels künstlicher Intelligenz und extrahiert selbstständig die wichtigen Details wie zum Beispiel Kündigungsfristen oder Mietzins.


Was nicht automatisch erkannt und eingefüllt wird, ergänzen Sie manuell in einer übersichtlichen Erfassungsmaske. Der Vorteil von ContractHero gegenüber anderen Softwarelösungen für die Verwaltung von Mietverträgen liegt in der Flexibilität: ContractHero kommt mit einem "Feld-Baukasten". Damit können Sie nach Belieben eigene Datenbankfelder definieren.

Hier zwei Beispiele:

  • Ein Mietvertrag enthält eine Staffelmiete. Kein Problem: Sie ergänzen ein Feld mit dem Titel "Staffelmiete".      
  • Der Mietzins wird nächstes Jahr ändern und Sie wollen dies jetzt bereits festhalten. Easy: Sie erstellen ein Feld im Format "Zahlenfeld", nennen es "Mietpreis 2022" und schreiben den Betrag hinein.


Auf diese Weise können Verträge mit beliebig hohem Komplexitätsgrad strukturiert erfasst werden. Überflüssig zu erwähnen, dass Sie mit ContractHero nie eine Frist verpassen werden.

Probieren Sie es einfach einmal aus!

ContractHero hat hier eine Checkliste zum Download bereitgestellt.

Wie detailliert die neuen Regelungen angegeben werden müssen, ist im Gesetzestext nicht formuliert und derzeit noch unklar.

Sebastian Wengryn
CEO

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