Elektronische Signatur

Vertragsmanagement trifft Elektronische Signatur: Aktive Verträge und Neuverträge in einer Lösung

Bekanntermaßen gelten Verträge erst dann als rechtskräftig, wenn „die Tinte trocken ist“. Man könnte auch sagen, die Signatur macht den Vertrag – und das gilt selbstverständlich auch für elektronische Signaturen unter digitalen Verträgen. Daher ist es auch nur logisch, dass sich ContractHero mit der jüngsten Erweiterung seiner digitalen Vertragsmanagement-Lösung dem Thema Unterschrift gewidmet hat. Von nun an können ContractHero Nutzer:innen Unterschriften ihrer Vertragspartner:innen direkt über die Software anfordern. Anders gesagt, ContractHero öffnet sich für Neuverträge. 

Welche Bedeutung dies für den Bereich Digitales Vertragsmanagement hat, welche Vorteile sich für mittelständische Unternehmen und Startups daraus ergeben und welche Pluspunkte im Vergleich zu Standalone Signatur-Lösungen entstehen, klären wir in diesem Blogpost.

Was ist eine elektronische Unterschrift?

In Folge der Umsetzung der eIDAS-Verordnung gibt es in der gesamten EU einheitliche Anforderungen an elektronische Signaturen. Dabei werden drei Arten betrachtet:

Die elektronische Signatur, auch einfache Signatur genannt, kann z.B. eine eingescannte oder fotografierte Unterschrift sein, aber auch ein gesetztes Häkchen in einem Formular.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur kann technisch eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden und ermöglicht dessen Identifizierung anhand von eindeutig zuordenbaren biometrischen Merkmalen, wie etwa die IP-Adresse, einen einzigartigen Link und einen digitalen Audit Trail. 

Die höchste Form ist die qualifizierte elektronische Signatur, welche mit einer sicheren, auf einem Zertifikat beruhenden Signaturerstellung dafür sorgt, dass diese einer persönlichen Unterschrift entspricht und sich damit für alle Transaktionen im Unternehmen eignet.

Wir bei ContractHero verstehen unter einer elektronischen Signatur immer die biometrisch erweiterte, fortgeschrittene elektronische Signatur, welche die Abwicklung von mehr als 95 Prozent aller Rechtsgeschäfte ermöglicht.

Grundsätzliche Vorteile einer elektronischen Signatur

Schnelligkeit 

Mit elektronischen Signaturen können Verträge viel schneller bearbeitet werden. Versand, Unterzeichnung und Rückversand erfolgen mit wenigen Klicks und ohne lästiges Warten auf die Post. Das Warten auf Papierverträge auf dem Postweg gehört der Vergangenheit an.

Kostensenkung

Von Zeitersparnis über weniger Verbrauch von Papier und Tinte, weniger Wartungs- bzw. Reparaturbedarf für Drucker bis hin zu weniger Ordnern, Regalen und in Extremfällen auch Räumen – elektronisch unterschriebene und digital abgelegte Verträge senken die Verwaltungskosten erheblich.

Effizienz

Elektronische Unterschriften verschlanken die Phasen der Vertragsverwaltung und ermöglichen zudem einen hohen Grad an Automatisierung, insbesondere dann, wenn die Verträge in entsprechenden Vertragsmanagement-Tools erfasst werden. Für verantwortliche Mitarbeiter:innen entfallen redundante Aufgaben zu Gunsten wertschöpfender Tätigkeiten.

Sicherheit

Im Vergleich zu „nassen Unterschriften“ bieten elektronische Signaturen eine deutlich bessere rechtliche Absicherung, denn sie sind vollständig zurückverfolgbar und ermöglichen die Identifizierung des Unterzeichnenden. Durch die digitale Ablage und entsprechende Backups lassen sich Vertragsbestände zudem gegen Beschädigung (z.B. Brand, Wasser, versehentliche Entsorgung) schützen. 

Ressourcenschonend

Elektronische Signaturen ermöglichen einen papierfreien Unterschriftsprozess – im Gegensatz zu Papierverträgen mit einem minimalen Footprint bei Transport, Zustellung und Lagerung.

Digitales Vertragsmanagement vs. eSignature Lösungen?

Wenn man Vertragsmanagement-Software und eigenständige Lösungen zur elektronischen Unterschrift nebeneinander betrachtet, könnte man oft zu dem Schluss gelangen, dass sie sich im Wettstreit miteinander befinden. Während das für viele Anbieter:innen vielleicht sogar zutrifft, liegt der wahre Nutzen in der Kombination beider Gattungen – für die Softwareanbieter:innen und die Nutzer:innen gleichermaßen. Durch eine Vernetzung des besten Vertragsmanagement-Tools mit dem besten Signature-Service gewinnen alle Seiten.

Die 5 wichtigsten Vorteile einer integrierten digitalen Vertragsmanagement-Signature-Lösung

  1. Sowohl bestehende, digitalisierte Verträge als auch neu gezeichnete Verträge können über eine einzige Oberfläche administriert werden
  1. Nutzer:innen benötigen nur eine Lösung und brauchen nicht zwischen verschiedenen Lösungen ex- bzw. importieren
  1. Auch Vertragsverlängerungen, -anpassungen und -neufassungen müssen nicht importiert / digitalisiert werden, sondern werden automatisch in den Vertragsbestand eingepflegt
  1. Die gesamte Kette aus Vertragserstellung, Unterzeichnung, Management und Ablage kann zu 100 Prozent papierlos erfolgen
  1. Softwareanbieter:innen können sich auf den Kern ihrer Lösungen konzentrieren und diese im Sinne der Nutzer:innen weiter verbessern

Signaturit – das eSignature Modul bei ContractHero

ContractHero versteht sich selbst als Spezial-Tool für Vertragsmanagement und setzt auf einen hohen Grad an Offenheit zur Vernetzung mit weiteren, oftmals bereits vorhandenen Lösungen im digitalen Büro. Daher nutzt das Unternehmen im Rahmen seiner Vertragsmanagement-Software konsequenter Weise die bereits etablierte Technologie von Signaturit – per direkter Integration über eine leistungsstarke API.

Das spanische Unternehmen gilt als führender europäischer Anbieter von digitalen Signaturen, digitalem Transaktionsmanagement und Vertrauensdiensten. Zudem wurde Signaturit vom Ministerium für Wirtschaft und Handel gemäß der Verordnung EU 910 als qualifizierter Vertrauensdienstleister zertifiziert und erfüllt alle gesetzlichen Normen für elektronische Unterschriften.

Ablauf der elektronischen Unterschrift in ContractHero:

  1. Auswahl des Vertrages in der ContractHero Vertragsübersicht
  2. Vertragsstatus ändern in “Entwurf”
  3. Mit nur einem Klick die Unterschrift anfordern und die E-Mail-Adresse der Vertragspartner:innen eintragen
  4. Empfänger:innen erhalten eine E-Mail mit dem Link zum zu unterschreibenden Vertrag
  5. Nach dem Klick gelangt der Vertragspartner zum Vertrag und hat die Möglichkeit, diesen abhängig vom Endgerät direkt per Maus, Touchscreen oder Smart Pencil zu unterschreiben
  6. Der unterschriebene Vertrag ist anschließend direkt in ContractHero hinterlegt, beide Parteien erhalten den unterschriebenen Vertrag zusätzlich als PDF per E-Mail

ContractHero hat hier eine Checkliste zum Download bereitgestellt.

Wie detailliert die neuen Regelungen angegeben werden müssen, ist im Gesetzestext nicht formuliert und derzeit noch unklar.

Sebastian Wengryn
CEO

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