Wie Sie bei der Due Diligence das Vertragschaos vermeiden

Bevor Investor:innen ein Unternehmen kaufen oder in eines investieren, durchleuchten sie die Firma auf Herz und Nieren. Diese sorgfältige Prüfung heißt „Due Diligence“ (wörtlich: „gebührende Sorgfalt“).

Ziel der Due Diligence ist es, das Risiko der Investition zu minimieren. Dazu müssen sämtliche potenziellen Schwachstellen identifiziert und eventuelle Probleme offengelegt werden.

Zentral in der Due Diligence: der Vertrag

Neben Pitch Deck, Finanzierungsplan, Cap Table und One-Pager interessieren sich Investor:innen in erster Linie für Verträge. Denn alle wichtigen Erfolgsfaktoren und die meisten Risiken eines Unternehmens liegen in Form von Verträgen vor:

  • Zukünftige Einnahmen in Form von Verträgen mit Kund:innen
  • Ressourcen in Form von Lizenzen, Verträgen mit Lieferant:innen, ...
  • Finanzielle Verbindlichkeiten in Form von Kreditverträgen, Leasingverträgen, ...
  • Geschäftsrisiken in Form von Garantieverträgen, Vertragsklauseln und dergleichen
  • Personelle Situation der Firma in Form von Arbeitsverträgen
  • usw.

Verträge spielen in alle Bereiche der Due Diligence hinein, von der kommerziellen bis zur juristischen. Betrachten wir dazu kurz die wichtigsten Themenbereiche:

Die 4 Säulen der Due Diligence eines Start-ups

Kommerzielle Due Diligence

  • Produkt: Zweck und Use Cases des Produktes
  • Markt: Marktgröße, Wettbewerbssituation, Kundschaft
  • Wirtschaftlichkeit: Umsatz, Kosten, Upselling-Potenzial, usw.
  • Vertrieb: Vertriebskanäle, strategische Partner, etc.

Wichtige Verträge in der kommerziellen Due Diligence sind:

  • Verträge mit Kund:innen, einschließlich vereinbarter Preise, AGB, Garantiebestimmungen usw.
  • Verträge mit Lieferant:innen und ihren fixen und variablen Kosten
  • Marketing-Verträge, zum Beispiel für Software, Agenturen, usw.
  • Verträge mit Vertriebspartner:innen

Technische Due Diligence

  • Vermögen: geistiges Eigentum an Hardware, Software usw.
  • Skalierbarkeit: Fähigkeit, die Technologie zu skalieren
  • Schutz vor dem Mitbewerb: Resistenz gegenüber der Nachahmung
  • Qualität: Bewertung der Technologie-Roadmap, Qualität von Research & Entwicklung

In der technischen Due Diligence interessieren primär die folgenden Verträge:

  • Patente, Markenrechte, Lizenzen des Unternehmens
  • Arbeitsverträge mit Entwickler:innen
  • Verträge mit Freelancer:innen und Partner:innen

Finanzielle Due Diligence

  • Buchhaltung: Qualität und Korrektheit der Finanzbuchhaltung; detaillierte Analyse der Buchhaltungskonten
  • Finanzplanung: Finanzielle KPI wie Liquidität, Margen, ROI usw. inklusive Prognosen
  • Cashflow: Übliche Zahlungszyklen, Ausfallrisiken, generelles Cashflow-Management
  • Steuern: Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberichte (auch international)

Hier geht es weniger um bestimmte Vertragstypen, sondern um den einfachen Zugriff auf alle Verträge:

  • Belege und Verträge zu einzelnen Positionen der Bilanz oder der Erfolgsrechnung
  • Statistische Auswertung von Vertragssummen, beispielsweise erwartbare Umsätze durch Kund:innen, Summe der festen monatlichen Zahlungsverpflichtungen usw.

Juristische Due Diligence

  • Rechtliche Basis: Grundlagenverträge, Vereinbarungen mit Investor:innen etc.
  • Rechtliche Gutachten: Rechtsgutachten hinsichtlich Fällen mit geschäftlichen Auswirkungen
  • Verträge: Detailprüfung sämtlicher Verträge
  • Verhandlungspositionen: Geschäftsbedingungen für zukünftige Ereignisse, z.B. hinsichtlich des geplanten späteren Exits

Die juristische Due Diligence treibt jedem/jeder Vertragsmanager:in den Angstschweiß auf die Stirn. Hier wird buchstäblich jedes Fitzelchen sämtlicher Verträge im gnadenlosen Licht der juristischen Expertise durchleuchtet:

  • Verträge mit Kund:innen
  • Verträge mit Lieferant:innen
  • Lizenzverträge
  • Verträge mit Partner:innen
  • Arbeitsverträge

Häufige Realität: Chaotisches Vertragsmanagement

In allzu vielen Unternehmen werden Verträge dezentral abgelegt: in Leitz-Ordnern, in lokalen Laufwerken einzelner Mitarbeitenden, auf einem SharePoint-Drive oder sogar nur als Anhang im E-Mail-Posteingang.

Der Grund für diese chaotische Handhabung ist die extrem hohe Zahl an Verträgen, die  Unternehmen heute abschließen:

  • Lizenzen für Software, Plattformen, Datenabos und dergleichen
  • Vereinbarungen und Verträge mit Freelancer:innen
  • Alle Art an Verträgen mit Kund:innen
  • Mietverträge für Liegenschaften, technische Einrichtungen, etc.
  • Leasingverträge
  • usw.

Im Alltag machen sich die Mitarbeitenden kaum Gedanken darüber: Ist der Vertrag einmal abgeschlossen, konzentriert man sich auf die Nutzung und vergisst den Vertrag vorerst einmal.

Führen Sie Ihre Verträge so, als würde nächste Woche eine Due Diligence starten

Wer wartet, bis die Due Diligence Prüfer:innen mit ihren Anfragen kommen, generiert einen ungeheuren Stress für sich und alle Kolleg:innen.

Smart ist es also, die Verträge von Anfang an zentral abzulegen und zu verwalten. Dies kostet Sie lediglich ein paar Minuten und erspart viel Recherchearbeit und Ärger am Ende:

  • Sie haben den vollständigen Überblick über alle Verträge. Keiner gerät in Vergessenheit und wird erst später „entdeckt“.
  • Sie können sich sicher sein, die aktuell gültige Version des Vertrages vor sich zu haben.
  • Sie können blitzschnell auf die Verträge zugreifen, ohne langes Suchen und Rückfragen bei Kolleg:innen.

Bei einer Due Diligence im Rahmen einer Finanzierungsrunde werden auch sogenannte Datenräume von den Investor:innen erwartet. Hierfür müssen sämtliche Informationen, Daten und Unterlagen für die beauftragten Prüfer:innen der Investor:innen bereitgestellt werden, die während der Due Diligence vonnöten sind.

Wenn Sie Ihre Verträge digital und zentral verwalten, wird es Ihnen leicht fallen, den Datenraum mit strukturierten und gut gegliederten Übersichten aller Verbindlichkeiten zu füllen.

All diese Anforderungen vereint eine Vertragsmanagement Software wie ContractHero in nur einer Softwarelösung.

Tool für die zentrale Vertragsverwaltung: ContractHero

Mit ContractHero lassen sich Ihre Verträge zentral und digital verwalten. Ihre Verträge können Sie in digitalisierter Form ablegen, mit Metadaten versehen, kategorisieren, sortieren und statistisch auswerten.

ContractHero bietet viele Funktionen, welche Ihnen die Arbeit mit Verträgen bei einer Due Diligence massiv erleichtern:

  • Ein durchdachtes Ordnungssystem, welches sämtliche Verträge einheitlich erfasst und übersichtlich darstellt
  • Ein Dashboard mit den Eckdaten der Verträge
  • Individuelle Möglichkeiten zur Kategorisierung
  • Flexible Reports
  • Erfassung von individuellen Informationen aus Verträgen z.B. “Change of control clauses” 

ContractHero unterstützt Ihren Workflow mit smarten Funktionen. So können Verträge auch durch eine simple E-Mail-Weiterleitung mit dem Vertrag im Anhang importiert werden. Um keine Kündigungsfristen zu verpassen, können Sie vertragsspezifisch Reminder hinterlegen, an die Sie nicht nur im Dashboard, sondern auch per Mail und Browser Benachrichtigung erinnert werden.

Das systematische Erfassen von Verträgen spart Ihnen eine Menge Zeit und Nerven, da Sie jederzeit den vollständigen Überblick über Ihre Verträge haben. Der nächsten Due Diligence können Sie also gelassen entgegensehen.

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