Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Verträge

Die Anzahl Verträge, welche Unternehmen mit ihren Dienstleistern und Lieferanten abschließen, ist in den letzten zehn Jahren stark angestiegen: Software-Abos, Freelancerverträge, Finanzierungsverträge, NDAs, DVs, AVVs, Versicherungen und andere Vertragsarten fallen mit der steigenden Komplexität der modernen, digitalisierten Geschäftswelt immer häufiger an.

Es ist wichtig, dass Sie den Überblick behalten und keine Verträge aus den Augen verlieren. Denn Verträge sind Verpflichtungen. Nur wenn Sie die Verpflichtungen Ihrer Firma genau kennen, sind Sie in der Lage, verantwortungsbewusste Entscheidungen zu treffen. Mit einer Vertragsmanagement-Software schaffen Sie eine solide Basis dafür. Denn sie hilft Ihnen, die Verträge systematisch zu erfassen und zu ordnen.

Fast alle Verträge beinhalten Termine und Fristen, etwa Termine für die automatische Aboverlängerung, Deadlines für das Ausüben einer Option oder Kündigungsfristen für Mieten. Wer diese Termine vergisst, verschenkt bares Geld. Eine Vertragsmanagement-Software hilft dabei, keine Termine zu verpassen.

Verträge bilden häufig künftige Einnahmen und Ausgaben ab. Mit einer Vertragsmanagement-Software können Sie Ihre Verträge quantitativ auswerten: Welche Summe müssen wir für künftige Verpflichtungen zurückstellen? Welche Einnahmen sind uns aktuell vertraglich zugesichert? Berechnen Sie unter anderem automatisch die Summe aller monatlich wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen aus Abos.

Heute werden Verträge häufig dezentral abgeschlossen. Viele Teams abonnieren ihre Software-Produkte, beauftragen Freelancer, kaufen Werbung ein oder mieten Geräte oder Infrastruktur an. Ohne eine teamübergreifende Vertragsverwaltung ist es schwierig, diesen "Vertrags-Dschungel" unter Kontrolle zu halten. Eine gute Vertragsverwaltungs-Software ist multiuserfähig und bietet ausgefeilte Funktionen für Zugriffsrechte und Benutzerverwaltung.

Natürlich können Sie Ihre Verträge auch in einem Tabellenprogramm wie Excel verwalten. In diesem Fall müssen Sie sämtliche benötigten Vertragsdetails manuell erfassen. Die Nachteile der «Spreadsheet-Methode» liegen auf der Hand:

• Sie riskieren Eingabefehler. Diese können später teuer werden, wenn etwa ein Geldbetrag oder ein Termin nicht korrekt erfasst wurde.
• Sie legen sich beim Erfassen auf bestimmte Vertragsdetails fest. Dies führt dazu, dass Sie entweder später in der Vertragsdatenbank bestimmte Informationen vermissen oder aber viele unnötige Vertragsdetails erfassen.
• Sie verbrauchen viel Arbeitszeit für das Erfassen und Pflegen der Vertragsdaten. Damit besteht auch die Gefahr, dass man bei Vertragsänderungen aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel auf das Nachführen der Liste verzichtet.
• Wenn mehrere Personen oder Teams dieselbe Liste bearbeiten, sind Konflikte vorprogrammiert. Nur allzu leicht kann ein Eintrag von einem anderen Teammitglied versehentlich überschrieben werden! Auch wenn Excel entsprechende Schutz­funktionen anbietet, so ist eine Tabellenkalkulation trotzdem kein vollwertiger Ersatz für eine echte Datenbanksoftware.

Die Vorteile der Vertragsmanagement-Software gegenüber Tabellenkalkulationen liegen klar auf der Hand:

• Echte Multiuser-Fähigkeit: Die Vertragsmanagement-Software bietet eine ausgefeilte Nutzerverwaltung und erlaubt es, die Zugriffsrechte auf die Verträge differenziert festzulegen.
• Automatische Auswertungen: Die in den Verträgen hinterlegten Geldbeträge können direkt in der Software statistisch ausgewertet werden.
• Flexibles Ordnungssystem: Mittels Tags, Kategorisierungen und individuellen Datenfeldern können Sie Ihr eigenes Ordnungssystem definieren. Entsprechend lässt sich Ihre Vertragssammlung nach verschiedenen Gesichtspunkten clustern, sortieren und filtern.
• Automatische Reminder: Die Software kann die in den Verträgen definierten Fristen und Termine selbstständig erkennen. Damit wird es möglich, Verträge nach zeitlichen Dimensionen wie z.B. der Fälligkeit zu sortieren und automatische Reminder einzurichten.

Diese Frage lässt sich am einfachsten beantworten, wenn die beiden oben erwähnten Methoden gegeneinander abgewogen werden:
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‍Spreadsheet-Methode: Schätzen Sie ab, wie viele «Personenstunden» pro Monat erforderlich sind, um die Verträge einzutippen und nachzuführen. Addieren Sie den Arbeitsaufwand für das Suchen von Verträgen und das Nachkontrollieren von Einträgen. Schließlich sind noch die Geldbeträge hinzuzufügen, die durch verpasste Fristen oder gar Vertragsbrüche verursacht werden.

Die Kosten der Vertragsmanagement-Software sind vergleichsweise einfach zu berechnen: Hier fällt einfach ein monatlicher oder jährlicher Betrag für das Abo an. Wir denken, dass es sich für Sie lohnt. Sprechen Sie uns an, und wir rechnen es Ihnen vor!